🍽 Caterflow – systemet, der samler hele din drift
Velkommen til din komplette guide til, hvordan Caterflow virker – trin for trin. Her viser vi dig, hvordan systemet understøtter din daglige drift fra bestilling og produktion til logistik, fakturering og kunderapportering. Caterflow er udviklet til kantiner, frokostkøkkener og cateringkøkkener, der vil have fuld kontrol, bedre bundlinje og glade kunder.
Caterflow er fremtidens platform til catering og frokostordninger – én løsning, der samler hele din forretning. Fra bestillinger og produktion til logistik, økonomi og kundeoplevelse. Du får struktur, tidsbesparelse og mulighed for at skalere – uden bøvl.
Vi kender nu de præcise produktionsmængder, og vores kunder møder et simpelt og overskueligt interface, når de bestiller frokost.
Sven Co-founder, Madklubben Catering
Den platform kunderne bestiller i, er den måde de oftest møder os som leverandør på – derfor skal den være i top. Det er Caterflow.
Fremtidens platform til catering og frokostordninger
Caterflow er udviklet til professionelle kantiner, frokostkøkkener og cateringkøkkener, der vil arbejde smartere – ikke hårdere. Systemet samler alle dine driftsopgaver ét sted: fra bestillinger, produktion og logistik til fakturering, statistik og kommunikation. Det betyder færre manuelle opgaver, mindre madspild og mere tid til det, du brænder for: at levere god mad og god service.
Med Caterflow får du:
- En digital ryggrad, der samler alle funktioner i én platform
- Mulighed for at skalere din forretning uden at ansætte flere folk
- Automatiske print- og produktionslister, portionsstyring og pakkeoptimering
- Smart logistik med live tracking og ruteoptimering
- Fuld kostprisberegning, CO₂-måling og allergenstyring – klar til kundernes ESG-krav
- Mersalg via frokostkiosk og mødeforplejning i appen
- Live dashboards og eksport af nøgletal – ideelt til kundepræsentation og intern ledelse
- Integration med regnskab, grossister og dine eksisterende systemer
Et system, der arbejder for dig – ikke omvendt
Uanset om du har én bil og 10 frokostkunder eller producerer tusindvis af måltider om dagen, tilpasser Caterflow sig din hverdag. Du bestemmer selv graden af automatisering – og kan skrue op eller ned for funktionerne i takt med din vækst.
Systemet hjælper dig ikke kun med at holde styr på ordrer og menuer. Det skaber ro i driften, reducerer menneskelige fejl og dokumenterer dine resultater over for både kunder og myndigheder.
Trin for trin: Sådan virker Caterflow i praksis
Herunder guider vi dig gennem de vigtigste funktioner og moduler – illustreret med skærmbilleder og konkrete eksempler. Du får indblik i, hvordan Caterflow kan spare dig tid, penge og ressourcer – samtidig med, at du står skarpere over for både kunder og ESG-krav.
1. 📆 Kundekartotek og stamdata
Alt samlet ét sted – styr din forretning smartere
Med Caterflows kundekartotek gemmer du alle kundedata ét sted: kontaktoplysninger, kontrakter, specialaftaler og opsætning af bestillingsgrænser. Brug den intelligente søgefunktion til lynhurtigt at finde præcis den kunde, du skal bruge.
Sæt individuelle deadlines og mængdebegrænsninger pr. kunde – så har du styr på indkøb og produktion. Tilføj specialpriser og få fuldt overblik over prisstrukturer på tværs af produkter og kunder.
Eksempel: En cateringvirksomhed med 50 kunder kan indstille grænser og deadlines, så ingen bestiller for sent eller for meget – og samtidig tilbyde differentierede priser på fx mødeforplejning. Det minimerer både risikoen for fejl og optimerer marginer.
Effekt:
Højere kundetilfredshed og tillid
Færre fejl og henvendelser
Bedre planlægning
2. 🥗 Menuopsætning og koncepter
Skab fleksible og skalerbare menuer
Uanset om du laver klassisk kantinemad eller konceptstyrede firmafrokoster, kan du nemt bygge menuer i Caterflow. Tilføj dagsretter, vegetarvalg, kage-torsdag og meget mere – og tilpas det hele til din drift.
Opsæt koncepter én gang og tilknyt dem til mange kunder. Når du ændrer en ret, opdateres den automatisk for alle kunder med samme koncept. Og med tidsstyrede retter kan du præcist styre, hvad der tilbydes hvornår.
Eksempel: En frokostleverandør med 100 kunder kører 3 koncepter (klassisk, grøn, international). Med én ændring i hvert koncept kan man opdatere 100+ menuer på få minutter.
Effekt:
Fleksibilitet med struktur
Ensartethed på tværs af kunder
Færre manuelle rettelser
3. ⚖️ Indeksering og portionsstyring
Undgå spild – lever det rigtige
Med indeksering kan du justere portionsstørrelser pr. kunde baseret på erfaringer. Leverer du konsekvent for meget? Skru ned. Så matcher mængden virkeligheden, ikke bare det, der blev bestilt.
Eksempel: En kunde har reelt kun brug for 92 portioner, men bestiller 100. Ved at sætte et indeks på 0,92, sparer du 8% i råvarer – hver eneste dag.
Effekt:
Større bæredygtighed og bedre ESG-profil
Lavere råvareforbrug
Mindre madspild og CO₂
4. 🛎️ Bestilling – bruger og admin
Gør det nemt for alle at bestille
Lad medarbejderne vælge selv fra deres app – eller lad en frokostansvarlig stå for det hele. Caterflow understøtter både individuel brugerbestilling og samlet adminbestilling.
Med standardvalg kan brugere eller koordinatorer nøjes med at vælge én gang, og så kører bestillingerne automatisk uge efter uge.
Eksempel: En virksomhed med 80 ansatte opsætter 10 individuelle bestillinger og resten som standardvalg – og sparer 3 timers koordinering hver uge.
Effekt:
Højere brugerengagement
Færre daglige opgaver
Lettere koordination
5. 📱 App og frokostkiosk
Bestil, sælg og informer – direkte i appen
Med Caterflow-appen har både medarbejdere og koordinatorer altid adgang til bestillinger og information. Vis ugenmenuer med billeder og tekst – og tilføj mersalg gennem frokostkiosk (brød, kage, aftensmad, drikkevarer, måltidskasse) eller mødeforplejning.
Appen kan whitelabel-brandes til din egen virksomhed – med dit logo, navn og farver.
Eksempel: En cateringvirksomhed øger sin månedlige omsætning med 15.000 kr ved at sælge frokostsnacks og drikkevarer i appen.
Effekt:
Et mere professionelt udtryk udadtil
Bedre kundekommunikation
Ekstra omsætning uden ekstra personale
6. 🍽 Ingredienser og retter
Byg menuer med kontrol og sikkerhed
Administrér råvarer, priser og allergener. Når du opretter en ret, udregner systemet automatisk kostpris og allergenindhold. Du kan tilknytte retter til forskellige salgskanaler og styre tilgængelighed og priser pr. kunde.
Eksempel: Du kan sælge den samme ret som kantinemad én dag og mødeforplejning en anden – med forskellig pris og beskrivelse.
Effekt:
Klar prisstyring på tværs af kanaler
Effektiv produktionsplanlægning
Sikkerhed ift. allergener
7. 🧾 Produktionslister og pakning
Få overblik og undgå fejl
Caterflow genererer automatisk pakkelister, produktionslister og labels. Med automatisk fadkonvertering vælger systemet de korrekte beholdere, og du undgår spild og overfyldte fade.
Funktionen “printlistedifferencer” gør det muligt at sammenligne ændringer – fx mellem morgen og eftermiddag.
Eksempel: Du opdager en ændring på 18 kuverter fra kl. 08 til 13 og kan justere pakning og levering i tide.
Effekt:
Klar kommunikation til chauffører
Færre fejl og spild
Tidsbesparelse i produktionen
8. 🚚 Logistik og levering
Planlæg smartere og følg med live
Caterflow omdanner automatisk ordrer til leveringsstop med lokation og tidsinterval. Du angiver blot bilkapacitet – og så optimeres ruten. Følg chaufførerne live og informer kunderne om forventet levering.
Eksempel: 3 biler dækker 28 leverancer i 3 byer. Med ruteoptimering sparer man 2 timers kørsel og 50 km – dagligt.
Effekt:
Øget transparens over for kunden
Lavere brændstofforbrug
Færre forsinkelser
9. 💸 Fakturering
Fakturaer der passer til virkeligheden
Systemet genererer automatisk fakturaer for alle bestillinger. Du kan stadig justere dem manuelt – fx hvis kunden ændrer i sidste øjeblik.
Eksportér til Excel, CSV eller direkte til dit regnskabssystem – fx e-conomic. Har vi ikke integrationen? Så bygger vi den.
Eksempel: En kunde får leveret mindre end bestilt – fakturaen rettes med ét klik. Ingen manuelle mails eller debat om beløb.
Effekt:
Hurtigere betaling
Mindre administration
Fuld fleksibilitet
10. 📊 Statistik & ESG-data
Følg med – og vis det frem
Få adgang til dashboards og byg-selv-grafer: CO₂-udledning pr. menu, madspild pr. kunde, omsætning pr. kanal. Eksportér grafer til rapporter – eller overfør data direkte til Power BI eller Looker Studio.
Eksempel: En kunde viser, at de har reduceret madspild med 12% og CO₂ med 31 kg på en måned – takket være indeksering og smartere bestilling.
Effekt:
Understøttelse af grøn omstilling
Let rapportering til kunder og ledelse
Styrket ESG-profil (læs mere UN Goals her)
Vil du vide mere? Book en demo på kontakt@caterflow.dk eller besøg caterflow.dk.